Persondata

Mindfulnessforeningens dataansvar pr. 25.05.2018

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Mindfulnessforeningen er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Birthe Moksha, Formand & Gitte Bak, Kasserer
Adresse: Østergårdstoften 9 Hjortshøj
CVR: 35196560
Telefonnr.: (0045) 21294570
Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Website: www.mindfulnessforeningen.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse , hjemmeside
  • Virksomhedsnavn og CVR nummer
  • Mindfulness CV samt oplysning og dokumentation for uddannelse 
  • Oplysninger på medlemmernes personprofil, herunder foto og oplysninger om MBSR forløb

 

2. Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer eller medlemmer der har særlige forpligtelser i foreningen

Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og emailadresse
  • Virksomhedsnavn og CVR nummer
  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

3. Oplysninger om tilmeldte deltagere ved arrangementer, og underviserer og samarbejdspartener i forbindelse med arrangementer og projekter i foreningen

Almindelige personoplysninger:

  • Registrerings og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Virksomhedsnavn og CVR nummer
  • Bankoplysniger til fakturering og udbetaling af honorar i forbindelse med arrangementer.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:
1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  •  Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning indkaldelse til medlemsaktiviteter, og generalforsamling
  • Som led i foreningens Mindfulness aktiviter herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Nyhedsinformation i form af nyhedsbreve
  • Levering af varer og ydelser, kurser og konsulentbistand du har bestilt
  • Administration af din relation til os

2. Formål med behandling af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer eller medlemmer der har særlige forpligtelser i foreningen

  • Håndtering af bestyrelsesmedlemmers og medlemmers hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af honorar, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

3. Formål med behandling af oplysninger omdeltagere ved arrangementer, og underviserer og samarbejdspartener i forbindelse med arrangementer og projekter i foreningen.

  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af honorar, godtgørelser, refusioner og lignende.
  • Administration af din relation til os
  • Til behandling af fakturer, udbetaling af honorar og administration  informationsmail, vedr arrangementer, projekter.

Vi behandler, primært kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • For honorarmodtagere og deltagere ved kurser og arrangementer og samarbejdspartnere behandler vi oplysninger på baggrund af kontrakt
  • Udøvelse af mindfulnesssaktivitet, herunder afholdelse af arrangementer, kurser, og retræter og ERFA gruppe møder
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Brug af foto på den professionelle profil til opfyldelse af kontraktaftale, herunder vedtægter og indmeldelse. ( vi bør lave en mere tydelig samarbejdskontrakt,så de udvidede medlemmer ved at vi også giver samtykke til anvendelse af deres foto på vores hjemmesiden og deres profil – kommentar fra datatilsynet !!!!!)
  • Da foreningen er medlem af den Europæiske sammenslutning af Mindfulness foreninger EAMBA, sker der videregivelse af oplysninger, så medlemmer kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra denne organisation
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode på 2 år efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Vores udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. Vi videregiver  oplysninger i forhold til indgået databehandleraftaler til følgende samarbejdspartnere: bogholder, webbureau, hjemmeside administration. Vi bruger overståede samarbejdspartnere som i visse tilfælde får adgang til personoplysninger og arbejder på baggrund af databehandler aftale ud fra tavshedspligt og sikker behandling af data

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som udvidet medlem og bestyrelsesmedlem. og for deltager og samarbejdspartenere ved arrangementer og projekter.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Udvidede medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Bestyrelsesmedlemmer og andre der modtager honorar

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og deltager og undervisere på arrangementer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.


Udarbejdet af Mindfulnessforeningen Danmark, bestyrelsen maj 2018